Безкоштовно по Україні
080 033 95 67
Лайфхак з Time management: управляємо своїм часом раціонально
Маркетинг

Лайфхак з Time management: управляємо своїм часом раціонально

Часто замислюєтеся над тим, що 24 годин на добу недостатньо? Мрієте навчитися вставати о 5 ранку, щоб встигати більше і корите себе за довгий сон у вихідні? Здається, що покладених на вас завдань більше, ніж може виконати одна людина? Майже кожен дорослий стикається з подібною кризою. Вміння розподіляти і оперативно планувати час - це практично єдиний спосіб впорядкувати завдання. Освоїте хоча б базу - і побачите, як сильно змінюється життя. Ось кілька лайфхаків з планування, що перевірені досвідом.

Почнемо з правильної розстановки пріоритетів

Пріоритет у нас буде мати 2 атрибути: “терміново” та “важливо”.

У свою чергу "терміновість" і "важливість" будуть оцінюватися за 3-бальною шкалою.

Метрика “терміновості”:

  • 3 - завдання на вчора, сьогодні або завтра, терміни підтискають;
  • 2 - завдання треба зробити в строк, але є запас часу;
  • 1 - завдання просто треба зробити, можливо навіть без особливої ​​прив'язки до часу.

Метрика “важливості”:

  • 3 - якщо не зробити цю задачу, то це може погано відбитися на житті або роботі;
  • 2 - завдання зробити треба. Якщо будуть якісь відхилення, то це можна виправити;
  • 1 - якщо не зробити цю задачу, то нічого особливого не станеться.

Як це виглядає на практиці? Давайте спробуємо скласти список справ, які нам належить зробити і оцінимо кожне з них за пріоритетом важливості і терміновості.

  • Скласти план робіт на місяць.
  • Здзвонитися з клієнтом та забрати дебіторську заборгованість для завтрашнього розрахунку з підрядниками.
  • Обговорити з співробітниками зміни графіку роботи в наступному році.
  • Погодувати кота старшої доньки.

Приступимо до розстановки пріоритетів. Пріоритет виконання = “терміновість” х “важливість”.

Завдання Важливість Срочність Пріоритет виконання
Скласти план робіт на місяць Пріоритет 2, тому що завдання зробити треба, в ній будуть правки і відхилення, і це нормально Пріоритет 3, тому що за цим планом треба буде працювати весь наступний місяць 2х3=6
Здзвонитися з клієнтом та забрати дебіторську заборгованість для завтрашнього розрахунку з підрядниками Приоритет 3, вам эти деньги нужны, без них с вами подрядчик не будет сотрудничать Приоритет 3, т.к. вам эти деньги необходимы завтра 3х3=9
Обговорити з співробітниками зміни графіку роботи в наступному році Пріоритет 2, тому що не сказати про це співробітникам не можна Пріоритет 1, тому що це можна зробити набагато пізніше, у вас є ще цілий рік. Можливо, за цей час щось зміниться 2х1=2
Погодувати кота старшої доньки Пріоритет 1, якщо кота не погодуєте ви, його погодує хтось із домашніх, голодним кіт не залишиться Пріоритет 1, коту вранці була видана порція їжі більше ніж зазвичай 1х1=1

Виконувати завдання ми будемо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого, з коригуванням до дедлайнів. Завдання з пріоритетами 1 або 2 можливо навіть не прийдеться виконувати, тому що питання вирішиться само собою в процесі.

Почнемо ми з содзвону з клієнтом для отримання дебіторської заборгованості, а ось кота нам можливо і не доведеться годувати, тому що домашні його і так підгодовують. Тепер залишається скласти повний список всіх справ, які вам треба виконати і за вже знайомою схемою розставити пріоритети.

Візуалізація свого робочого часу

Для візуалізації відмінно підійде будь-який сервіс з функціями планувальника і календаря. Один з найпопулярніших і зручних — Google Calendar.

Нам необхідно перенести весь свій список справ в календар. Перед перенесенням треба прикинути, скільки часу в робочих годинах нам необхідно для виконання кожної справи. Переносити починаємо з будь-яких повторюваних справ, незалежно від їх пріоритетності та частоти повторів.

Після, переносимо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого.

Важливо: при перенесенні на один час може розташовуватися тільки 1 подія. Якщо у вас їх вийде 2 і більше, то не варто обманювати самого себе: в одну одиниці часу ефективно займатися ви можете тільки однією справою. Всі інші виконані не будуть і ляжуть в прострочені.

Не менш 20% робочого часу треба залишати вільним від планування. Цей час заберуть завдання, які ви не встигли виконати у інший час. Також вас можуть відволікти або ще що-небудь. На практиці цей час все одно проходить з користю. Але, якщо цей час не залишати в прозапас, то ви не будете встигати виконувати заплановані справи.

Наприклад, робочий день становить 8 годин. 20% часу, який треба залишити вільним - 1,6 години. Тобто робочий час ви плануєте на 6,5 годин.

Якщо ви з яких-небудь причин не встигли зробити справу, то заплануйте для неъ вільний час в наступних днях-тижнях і переносьте. Або звільняйте для неї місце, а завдання, час якої ви звільнили, проведіть далі за календарем. Не допускайте прострочених завдань.

Якщо такий підхід з керуванням часом практикувати 3-4 тижні безперервно, то формується звичка.

Ви станете більш точно оцінювати затрати часу на свої справи і завдання, почнете планувати більше завдань, що свого часу дозволить звести на “ні” зриви дедлайнів. Ви позбудетеся відчуття нестачі часу та абсолютно випадково знайдете у себе кнопку "встигнути все".

Повысьте продажи
с вашего сайта

Наш помощник свяжется с вами, чтобы обсудить
детали и сделать предложение о сотрудничестве

Татьяна Залитко

Татьяна Залитко — руководитель отдела первых продаж [email protected]

Имя
Телефон
Сайт
×
Ваша заявка получена.

Мы свяжемся с вами в ближайшее время!

×
Ваша заявка отримана.

Ми зв'яжемося з вами найближчим часом!